مفهوم الرقابة على المخزون
تعتبر مراقبة المخزون من أهم الأمور التي تقوم بها الشركات والمؤسسات للمحافظة على رصيدها من السلع والمنتجات وحمايتها من التلف أو السرقة أو غيرها من عمليات الاحتيال التجاري.
مراقبة المخزون
- تعرف مراقبة المخزون على أنها مجموعة من الأنشطة التي يتم من خلالها متابعة العمليات المتعلقة بتخزين وحفظ البضائع والسلع وفقا للقوانين التي تضعها المؤسسة.
- تضمن مراقبة المخزون تخزين البضائع وفقًا لمتطلبات السلامة والأمن، بالإضافة إلى التأكد من إجراءات الاستلام والدفع.
- تضمن مراقبة المخزون استمرار عمليات الإنتاج والإمداد المستمر بالمواد الخام التي تلبي احتياجات المنظمة.
- تساعد ضوابط المخزون في تخزين البضائع وإتاحتها للعملاء عند الطلب.
ما هو المخزون؟
- المخزون هو جميع البضائع والمنتجات والسلع التي تمتلكها الشركة والمؤسسة وتحتفظ بها في أماكن مخصصة بغرض إعادة بيعها في أوقات محددة للاستفادة منها لدعم الخطة الإنتاجية للمنظمة.
- يتم تصنيف مخزون السلع والبضائع والمنتجات في الميزانية العمومية كأصول غير متداولة لم يتم بيعها خلال الفترة المالية المحددة.
ولا تفوتك أيضًا: – ماهي
أنواع المخزون
ينقسم المخزون إلى ثلاثة أنواع:
- المواد الخام: هي تلك التي تحتفظ بها المنشآت الصناعية بكميات محددة وتعتمد عليها في إنتاج السلع والبضائع والمنتجات المصنعة.
- المواد شبه المصنعة: كما يتم الاعتماد عليها في المصانع بهدف بيعها بعد إجراء عدد من العمليات عليها لتحويلها إلى سلع مصنعة ومفيدة.
- السلع والمنتجات: البضائع التي تستخدمها المؤسسات التجارية في عمليات البيع والشراء ولها تاريخ انتهاء محدد.
كيفية التحكم في المخزون
وهي من أهم طرق مراقبة المخزون لأنها تساعد على تحديد النقص واكتشاف السرقة من خلال مقارنة البيانات والإحصائيات الموجودة في الدفاتر مع البيانات المسجلة في دفاتر المحاسبة.
- الجرد الدائم: يساعد الجرد الدائم في تقدير حجم المخزون بشكل صحيح عن طريق طرح حجم المبيعات من حجم الشراء ويضمن تسجيل جميع المشتريات في قائمة المخزون.
- الجرد الدوري: ويتم في نهاية المحاسبة أي أن الغرض هو التقدير والتقييم. أو من المستودع .
- الجرد المفاجئ: يحدث في أي وقت والغرض منه هو مراجعة الأداء داخل المستودع وتقييم أداء الموظفين وكشف السرقة.
أهداف مراقبة المخزون
تهدف مراقبة المخزون إلى:
- جرد وتحديد قيمة المخزون ومكوناته وأهم المواد والبضائع التي يحتوي عليها.
- حدد نقطة إعادة الطلب عن طريق التحقق من البضائع التي تولد أكبر قدر من المبيعات والتي يزداد الطلب عليها.
- تحديد مستويات المخزون.
طرق مراقبة المخزون
ويمكن التحقق من المخزون باتباع الخطوات التالية:
- السيطرة على المخزون بإحكام عن طريق تثبيت نظام تحكم قوي ودقيق وغير قابل للاختراق.
- يجب أن يحمل مفاتيح المتجر شخص واحد فقط، ويجب اختياره بعناية، وتولي الضمانات.
- التعرف على التاريخ المهني للعاملين في المستودعات ومراقبة أدائهم بشكل مستمر.
- تصنيف البضائع بدقة حسب حجمها وأنواعها وتاريخ انتهاء الصلاحية وتاريخ الإنتاج.
- احتفظ بالأشياء الصغيرة في أماكن آمنة لتجنب فقدانها.
- توفير المناخ المناسب لحماية المخزون من التلف.
- إصدار الفواتير لجميع البضائع الصادرة من المخزون.
- التعاقد مع شركة تأمين تقوم باتخاذ الإجراءات الأمنية لمنع تعرض المتجر لأي محاولات هجوم أو سرقة.
أهمية مراقبة المخزون
وتكمن أهمية مراقبة المخزون في تحقيق العديد من الفوائد منها:
- الحفاظ على الكمية المناسبة من المخزون السلعي وتجنب الاستثمار بمبالغ كبيرة قد تسبب خسائر أو مبالغ صغيرة قد تؤدي إلى تعطيل الإنتاج.
- مراقبة حجم الطلب على السلع وتحديد السلع الأفضل والأقل مبيعاً مما يساعد في تطوير آليات تحسينها وزيادة الطلب عليها.
- إزالة النفايات والبضائع المتبقية التي يمكن أن تسبب تراكمًا وتلفًا لمخزون البضائع الأخرى.
- المساعدة في تخطيط الإنتاج بما يتناسب مع حجم المبيعات والطلب على السلع.
- إعداد وتطوير برامج المبيعات والإنتاج والتخزين.
- تساعد مراقبة المخزون في تحديد أنواع وكميات المواد اللازمة لمواصلة خطط الإنتاج.
- تساعد مراقبة المخزون على منع وكشف عمليات السرقة وضبط أي مخالفات يرتكبها مسؤولو المستودعات.
ولا يفوتك أيضاً:
