كيفية كتابة نموذج محضر اجتماع

ويتولى أمين سر اجتماع مجلس الإدارة مهمة توزيع نسخ من محضر اجتماع مجلس الإدارة السابق ليتمكن الأعضاء بدورهم من مراجعة ما تضمنه بشكل سريع لمواصلة المناقشة والقرارات التي تم تنفيذها وتلك التي لا تزال قيد التنفيذ. او الدراسة.

محضر اجتماع مجلس الإدارة

لا يوجد شكل موحد لمحضر اجتماع المجلس، ولكن بشكل عام يجب أن يتضمن اسم المنظمة، تاريخ ووقت الاجتماع، أسماء الحاضرين، أية اقتراحات قدمت، أسماء الممتنعين عن التصويت. التصويت ومتى انتهى الاجتماع ومن كتب المحضر.

يمثل محضر الاجتماع التالي مثالاً احترافيًا لمحضر اجتماع مجلس الإدارة:

كيفية كتابة محضر اجتماع 1444

كتابة محضر الاجتماع ضروري لأنه يحتوي على العديد من التفاصيل المهمة التي تفيد في تنظيم تنفيذ القرارات ومتابعتها، مثل إدراج اسم الشخص المسؤول عن تنفيذ إجراء معين ومتى وكيف وما إلى ذلك. . .

يمكن تعريف محضر الاجتماع بأنه مستندات مكتوبة أو مسجلة لإعلام الآخرين بما حدث أثناء الاجتماع لتحديد الخطوة التالية لكتابة محضر اجتماع فعال، يجب أن يتضمن العناصر التالية:

• أسماء المشاركين في الاجتماع
• بنود جدول الأعمال
• مواعيد تنفيذ الإجراءات
• أهم النقاط التي تم فيها اللقاء
• قرارات المسؤولين
• أهم المناقشات التي جرت في الاجتماع
• القرارات أو الخطوات المستقبلية
• المستندات: الصور والمرفقات

كيف أكتب محضر اجتماع مجلس الإدارة

تمر عملية كتابة وإعداد محضر الاجتماع بثلاث مراحل رئيسية:

• مرحلة ما قبل الاجتماع:

عليك في هذه المرحلة تحضير المواضيع المختلفة التي سيتم تناولها خلال الاجتماع، وكتابة مذكرة بما تعرفه عنها لتوفير الوقت والتركيز على المواضيع المهمة خلال الاجتماع.

• خلال الاجتماع:

تعد محاضر الاجتماع الجيدة مساهمة فعالة في نجاح الاجتماعات، ولكن يجب كتابتها وتوزيعها بشكل مناسب في الوقت المناسب، ويجب الانتهاء من إعدادها في أسرع وقت ممكن بعد انتهاء الاجتماع لإطلاع الجميع على مسؤولياتهم الجديدة أو تصرفاتهم التالية، لذلك يجب الحرص على تدوين القرارات الجديدة فوراً في الاجتماع وعدم الانتظار لكتابة كل شيء لاحقاً.

• بعد الاجتماع:

اكتب ملاحظاتك بطريقة منطقية، وليس بترتيب زمني، حسب ما جاء أولاً في الاجتماع، بحيث تكون منظمة عند إرسالها إلى بقية أعضاء المنظمة.

كما يفضل إضافة ملخص قصير ومنظم لكل شخص ومشروع على حدة، ليتمكن المكلف بالإجراء من معرفة ما هو مطلوب منه بمجرد الاطلاع على الملخص.

كيفية كتابة محضر اجتماع المدرسة

هناك العديد من العوامل التي يجب مراعاتها عند كتابة محضر اجتماع مجلس إدارة المدرسة، بما في ذلك دقة معلومات الاجتماع والاحتفاظ بمحاضر الاجتماعات السابقة مع المستندات المهمة المتعلقة بموضوع الاجتماع.

هناك نقاط أساسية يجب أن تتضمنها وثيقة محضر الاجتماع بالمدرسة، حتى لو لم يكن سكرتير الاجتماع على دراية مهنية بكيفية كتابة محضر الاجتماع، وهي:

• تاريخ الاجتماع: هذا هو الوقت الذي يتم فيه دعوة الأعضاء لحضور الاجتماع.
• أسماء المشاركين في الاجتماع والغائبين.
• نسخ من مستندات محضر الاجتماع السابق لتوزيعها على الحضور للمراجعة.
• تسجيل جميع نتائج كل تصويت تم إجراؤه خلال الاجتماع.
• تسجيل الإجراءات المتخذة أو الإجراءات التي يتعين اتخاذها.
• وقت انتهاء الاجتماع.
• تاريخ ووقت الاجتماع القادم.

–

نموذج محضر اجتماع رسمي doc

قالب محضر اجتماع احترافي

يوفر لكم موقع نموذجا لمحاضر الاجتماعات المهنية التي يمكن أن تستخدمها أي مؤسسة أو شركة:

شاهد المزيد:-

محضر اجتماع باللغة العربية 1444

يمكنك استخدام القالب التالي لإرشادك ببساطة حول كيفية كتابة محضر الاجتماع، ولكن محضر الاجتماع الخاص بك قد يتطلب بعض المعلومات المختلفة أو الإضافية، لذلك يجب ألا تنسخ القالب دون تكييفه مع مؤسستك.

شاهد المزيد:-