رسالة الكترونية تدعو فيها مديري الفروع في الشركة لاجتماع
تعتمد الكثير من الشركات على قسم العلاقات العامة في عقد الاجتماعات التي يعقدها المدراء لمناقشة الأمور المهمة التي تهم مصلحة الشركة وتتعلق بالموظفين ومناقشة أوضاعهم المختلفة.
بريد إلكتروني للدعوة إلى اجتماع
التاريخ: …/…/2020
رسالة موجهة إلى السيد/السيدة…المحترمة/المحترمة….
ندعوكم لحضور الاجتماع الخاص لمجلس إدارة الشركة المكون من كافة أعضائه…
يسعدني أن أرسل لكم دعوة لحضور اجتماع الشركة “اكتب اسم الشركة” المنعقد في تمام الساعة “اكتب الوقت” في الصباح / المساء في يوم “حدد اليوم” الموافق “اكتب الوقت” “الوقت” التاريخ” لمناقشة الأمور التالية “تحديد موضوع المناقشة” واتخاذ القرارات التالية…
مع كل احترامي وتقديري لفخامتكم.. والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته..
إمضاء: ……
نموذج دعوة مدراء الفروع لاجتماع
دعوة لحضور اجتماع مجلس الإدارة اجتماع الشركة……
التاريخ: …./…./2020
ندعوك يا أستاذ/سيدتي…
تحياتي ثم
ندعوكم يا مدير …. الموافق “كتابة التاريخ” في تمام الساعة الواحدة … غدا / مساءا بمقر الشركة في “الموقع والمقر” لانتخاب “لتنفيذ رئيس مجلس الإدارة” مجلس الإدارة ونائب رئيس الشركة وتعيين أمين السر.
مع كل احترامي وتقديري لفخامتكم… والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
التوقيع:….. مسؤول قسم العلاقات العامة في….
دعوة إلكترونية لاجتماع مجلس إدارة الشركة
- تعتبر الدعوات الإلكترونية من أكثر الطرق الموثوقة المستخدمة لإعلام مديري الفروع بالحضور ومناقشة القضايا المهمة.
- توفر الدعوة الإلكترونية الكثير من الوقت والجهد الذي كان سيضيع في الذهاب إلى المديرين في أقسامهم وإبلاغهم بالحضور.
- يتم إعداد الرسالة الإلكترونية من خلال تعبئة النموذج السابق وتحديد اسم المدير وإرسال الرسالة بشكل جماعي لجميع المديرين.
- يتم إرسال الدعوة الإلكترونية عبر أكثر من وسيلة منها البريد والفيسبوك وتويتر وغيرها من وسائل الاتصال.
- عادة يتم تنظيم الاجتماعات في المقر الرئيسي للشركة، ولكن بعد انتشار فيروس كورونا، بدأت الاجتماعات تتم عبر الإنترنت من خلال تقنية مؤتمرات الفيديو.
كيفية إعداد دعوة إلكترونية لمديري الفروع
- ويجب إعداد الرسالة الإلكترونية بصيغة واضحة وسليمة وشاملة وموجهة إلى جميع أطراف الاجتماع.
- ويجب تضمين كافة المعلومات المتعلقة بالاجتماع في الرسالة، بما في ذلك الوقت والتاريخ والساعة، ويجب تحديد مكان الاجتماع.
- يجب أن تبدأ الرسالة بتحية تفتح المجال لتناول الموضوع.
- يجب أن تذكر الرسالة موضوع اللقاء والغرض منه بجملة بسيطة وغير معقدة تسهل على المتلقي التعرف عليه وفهمه.
- ويجب أن تختتم الرسالة بعبارة “مع كل الاحترام” موقعة من المرسل، وإقرار بانتظار تأكيد الحضور من عدمه.
– دعوة إلكترونية للاجتماع عبر الفيسبوك
يتجه بعض مسؤولي العلاقات العامة إلى إرسال الدعوة الإلكترونية عبر الفيسبوك، لأنه يتيح فرصة أكبر للتواصل، ويتم ذلك عن طريق:
- انقر على زر الدعوة على فيسبوك، الموجود أسفل صورة الغلاف الشخصي.
- يمكنك أيضًا إنشاء مجموعة أو صفحة، وإدخال تفاصيل الاجتماع الخاصة بها، ثم دعوة الأشخاص المعنيين.
شاهد المزيد:-
أهمية دعوة اجتماع الأعمال الإلكترونية
- تتميز الدعوات الإلكترونية بوصولها السريع لجميع المشاركين في نفس الوقت.
- تساعد الدعوات الإلكترونية على إزالة الغموض عن موضوع الاجتماع، حيث توضح تفاصيلها تاريخ الاجتماع ومكانه والغرض منه.
- وتتيح الدعوة الإلكترونية لأعضاء الاجتماع فرصة الاستعداد للموضوع وإعداد جدول أعمالهم وحصر المعلومات والبيانات المتوفرة لديهم حول الموضوع.
- إن الدعوة إلى الاجتماع تساعد على الخروج بنتائج إيجابية منه لأن الجميع على استعداد تام للمناقشة، مما يساعد على الحصول على نتائج مجزية منه وبالتالي تجنب المماطلة.
- الدعوة الإلكترونية تسهل إمكانية التواصل بين المديرين قبل الاجتماع مما يساهم في إزالة سوء الفهم حول المواضيع العالقة.
- فعندما تعقد الاجتماعات الارتجالية دون دعوة مسبقة، تتسع الفجوة بين الحاضرين، ويميل الاجتماع إلى تفضيل قوة معينة على أخرى، ولا يتم الحصول على النتائج المرجوة.
عيوب الدعوة الإلكترونية
على الرغم من المزايا العديدة التي توفرها الدعوات الإلكترونية، إلا أن لها بعض السلبيات، وهي:
- قد لا تتاح لبعض المديرين الفرصة لرؤية بريدهم الإلكتروني، وبالتالي يفوتون فرصة حضور الاجتماع والتعبير عن آرائهم حول القضايا التي تتم مناقشتها.
- وقد يهمل مسؤول العلاقات العامة دعوة أحد الأفراد لحضور الاجتماع مما قد يسبب أزمة.
- يمكن أن تترك الدعوة الإلكترونية بعض المعلومات المهمة، مما يسبب ارتباكًا بشأن الاجتماع.
شاهد المزيد:-
